ייעוץ ניהולי וארגוני
ייעוץ ניהולי וארגוני
כיצד לזהות ולהתמודד עם משבר
ייעוץ ניהולי וארגוני
הייעוץ והליווי כוללים את התחומים הבאים:
-
גיבוש חזון ארגוני
-
ביצוע בחינות ארגוניות
-
גיבוש מבנה ארגוני והגדרות תפקיד
-
תקנון, תמחיר והקצאת כ"א
-
הכנת תכניות עבודה מקושרות-תקציב
-
ניתוח תהליכי עבודה ושיפורם
-
כתיבה והכנת נהלי עבודה
-
הכנת פרוגרמות ומודלים פונקציונאליים
-
תכנון ויישום התייעלות ארגונית
-
הטמעת תהליכים פנים ארגוניים
*העבודה נעשית בליווי ועדת היגוי ובשיתוף פעולה מלא עם בעלי התפקידים והעובדים בארגון. לעיתים, בליווי יועץ ארגוני / פסיכולוג ארגוני.
בחינה ארגונית
קיימים מצבים בהם ארגונים נדרשים לבצע תהליך של ארגון מחדש.כדי לעשות זאת בצורה נכונה המשמרת את האלמנטים החיוביים של הארגון יש לבצע ראשית בחינה של המצב הקיים בארגון, להגדיר היכן רואה עצמו הארגון בשנים הבאות ובהתאם ניתן לגבש ולהגדיר את תהליכי העבודה, התפקידים והנהלים.
תחום זה של ביצוע בחינות ארגוניות נכנס גם הוא תחת המטרייה הגדולה של תחום האו"ש (ארגון ושיטות- ראה פרק נפרד) ומהווה בעצם את השלב הראשוני אשר מהווה את הבסיס להקניית כלים ארגוניים וניהוליים בכלל יחידות הארגון. כלים אלה נבנים תוך כדי ראייה אפקטיבית של שירות לקוחות, עלות תועלת וסביבת עבודה.
להלן השלבים המוצעים לביצוע בחינה ארגונית לארגון:
התנעה ופתיחת התהליך- הכרזה על מטרות השינוי בפני הגורמים בארגון ופגישות תיאום עם ההנהלה.
שלב זה מאופיין במפגשים אישיים עם מנהלים ועובדים בשילוב של מפגשים קבוצתיים אשר בסופם מנסחים את המטרות, השינוי, יעדיו, המדדים להצלחתו ותוכנית יישום והטמעה.
זיהוי, מיפוי וניתוח מצב קיים- למידה וחקר מצב קיים - מבנה ארגוני, בעלי תפקידים, ממשקי עבודה בין יחידות הארגון, תהליכי ושיטות העבודה הנהוגות.
שלב זה מתבצע בעזרת ביצוע חקר תהליכים, תצפיות, מדידות ואיסוף נתונים
עקרונות לתכנון- קביעת עקרונות לתכנון וביניהם יעדי הארגון, צרכים עתידיים ומגמות התפתחות.
הגדרת מבנה ארגוני עקרוני ואישורו- עיצוב מבנה ארגוני לרבות הצבעה על הרמה הארגונית והמדרג של התפקידים.
שלב זה מתבצע ע"י ביצוע תצפיות על בעלי תפקידים וראיונות עימם.
בחינת וגיבוש תהליכי עבודה, הגדרות תפקידים ונהלי עבודה- הגדרת עקרונות התהליכים, בנייה של תהליכי העבודה המפורטים לרבות ממשקים עם יחידות חיצוניות לארגון, בניית הגדרות תפקידים כנגזרת של תהליכי העבודה והמבנה הארגוני, ולבסוף גיבוש נהלי עבודה מסודרים, ברורים ושקופים.
בשלב זה מגבשים תוכנית עבודה ליישום והטמעת הנהלים, תהליכי העבודה, המבנה הארגוני והנהלים
תכניות עבודה
התקציב העסקי בחברה יצרנית או בחברה הנותנת שירותים הנו הביטוי הכספי לתכנון הפיזי שנערך בה, הוא מהווה את תכנית הפעילות של החברה לתקופה מוגדרת (בדרך כלל שנה), המבוטאת במונחים כספיים.
המערכת התקציבית קיימת למטרות תכנון, תיאום בין מח' החברה, שליטה על הביצוע ובקרה ופיקוח:
תכנון- התכנון חייב להיות חלק מהפעילות השוטפת של החברה העסקית ומחייב אותה לבחון ולשקול את צעדיה ופעולותיה בדרך המבטיחה את קיומה, צמיחתה ורווחיותה.
חוסר תכנון --> אי שליטה על הנעשה --> ירידה ברווחיות --> תזרים שלילי לחברה
תיאום- התקציב העסקי מבטא מדיניות כלכלית המובאת לידיעת כלל מנהלי המחלקות בחברה על מנת שיוכלו לכוון את פעילותם להשגת המטרות הכוללות של החברה.
הכנת התקציב העסקי מביאה לתיאום פיזי בין המחלקות תוך קביעה: מה תייצר, מתי תייצר, כמה תייצר ואיך תייצר כל מחלקה.
התיאום בין המחלקות בחברה העסקית מאפשר פעילות תקינה ושוטפת ומונע תקלות או כפילויות במהלך הייצור.
שליטה על הביצוע- מערכת תקציבית טובה תורמת בכך שהיא מקנה להנהלה שליטה בחברה, תוך הטלת אחריות על המחלקות המבצעות את התוכנית.
בקרה ופיקוח- הפיקוח על פעילותן של המחלקות בחברה מתבסס על דיווחים זורמים מדי יום, בהתאם לרמת המידע הנדרשת על ידי ההנהלה. הדיווחים חייבים לכלול נתונים כמותיים וכספיים על הביצוע השוטף. השוואה בין הנתונים מאפשרת לבחון באיזו מידה הושגה המטרה שהוצגה לכל מחלקה.
איסוף מידע-לצורך הכנת התקציב העסקי יש לאסוף מידע פנימי וחיצוני. המידע ישמש כנקודת מוצא לבניית התקציב
ארגון ושיטות
תחת התחום של ארגון ושיטות אנו עוסקים בניתוח עבודת האדם כיחיד או כצוות במסגרת הפעילויות הארגוניות לוקחים חלק טכנולוגיה, מכונות, כלים ועובדים, כאשר השילוב האופטימאלי של גורמים אלה, תוך התחשבות ביכולותיהם ומגבלותיהם, הינו מרכיב עיקרי בבריאותו של הארגון ויכולתו להתמודד עם האתגרים השונים בהווה ובעתיד.
המצב האופטימאלי הינו, שארגון בתחילת דרכו ימסד את הפעילות בו בדמות נהלים, תהליכי עבודה, הגדרות תפקידים וכלים נוספים וזאת על-מנת לעבוד בצורה הטובה ביותר כבר מתחילת הדרך. יחד עם זאת, לעתים מיסוד פעילות הארגון מתבצע רק לאחר זמן מה, כאשר זהו צורך מחייב טרם איבוד שליטה או לחלופין רצון לשיפור והתייעלות של הארגון.
משרד "רן שטוק - יעוץ ניהולי ועסקי" מביא עימו לארגון ניסיון עשיר בליווי ארגונים בסדרי גודל ובתחומי פעילות רבים ומגוונים, מה שמקנה ראייה מרחבית ומפוקחת ויכולת "לתפור" לכל ארגון אליו אנו מגיעים את החליפה המתאימה לצרכים שלו.
קיימים שלושה תחומי עיסוק עיקריים אותם אנו כוללים תחת ארגון ושיטות:
1) ניתוח ושיפור שיטות ותהליכי עבודה כולל עדכון וכתיבת נהלים, ניתוח עיסוקים, הגדרות תפקידים ועוד.
2) קביעת זמני תקן והקצאת כוח אדם
3) בניית מערכות תגמול ותמרוץ
תקינה והקצאת כח אדם
במציאות עולם העסקים שלנו, יעילות ואופן הקצאת משאבי הארגון קובעת את מידת רווחיותו והצלחתו לאורך זמן.
המשאב הכי חשוב וגם הכי יקר של ארגון הינו כוח האדם שלו. קביעת זמני תקן מוגדרים לביצוע פעולות, בהסתמך על מדידות ונתוני עבר, תוביל להקצאת כוח אדם בצורה מושכלת ונכונה, דבר שישפר את יעילות הארגון ואת רמת השירות אשר הוא מעניק.
לצורך קביעת זמני תקן נשתמש במחקרי עבודה ובנתונים היסטוריים כמותיים.
במחקר עבודה מודדים את התפוקות ועלות התשומות, בין אם הן מכונות או עובדים.
לדוגמא, כאשר נרצה למדוד את פעילויות העובדים במרכז שירות לקוחות, נוכל להשתמש במחקר עבודה ישיר או רב תצפיתי.
מחקר עבודה ישיר מודד זמן פעילות- כלומר מדידה מדויקת מה העובד עושה בכל רגע נתון.
מחקר עבודה רב תצפיתי מודד % פעילות - כלומר מדידה מדגמית במרווחי זמן קבועים מראש על פעילות העובד.
הכנת פרוגרמה
חברות וארגונים בהם שטחי הייצור/השירות אינם עונים לצרכים עקב גידול טבעי או עקב תכנון ראשוני לקוי, נאלצות להעתיק את מיקומם, בד"כ לשטח גדול יותר.
תכנון פונקציונאלי נכון למקום החדש מצריך בין היתר, התחשבות בתהליכי העבודה והייצור של הארגון, הזיקה בין המחלקות השונות, גמישות ונוחות בתחנות העבודה ועוד.
להלן שלבי העבודה הבסיסיים לפיהם כדאי לגשת לתכנון פונקציונאלי:
1. מיפוי מצב קיים
2. ניתוח צרכים עתידיים
3. ניתוח גיאוגרפי לפוטנציאל מיקום עתידי למפעל
4. הנחיות יסוד לתכנון כולל מקדמי גידול וסדרי עדיפויות
5. חלופות מוצעות לתכנון
6. תכנון פונקציונאלי מפורט
בניית מערכות תגמול ותמרוץ
האם העובדים שחוקים ונטולי מוטיבציה? האם ישנה מגמת ירידה בהיקפי המכירות? האם אתה כבעל עסק, מודע לקשר של תפוקת איש המכירות שלך לבין משכורתו האישית?
על בעל עסק להפנים כי יש צורך לתגמל את אנשי המכירות שלו באופן יחסי לתפוקה שלהם.
אנו מציעים ליצור מערכת המתגמלת את העובד באופן ישיר על עבודתו.
עובד אשר יידע כי קיים קשר בין איכות עבודתו לבין משכורתו, סביר שיתאמץ יותר ויבצע עבודתו באופן טוב יותר- דבר שיגרור השפעה חיובית הן לעובד והן לעסק.
העובד ייהנה ממשכורת גבוהה יותר (במידה ואכן ישפר ביצועיו) והעסק ייהנה ממתן שירות טוב יותר, מכירות גבוהות יותר והגברת המוטיבציה והנאמנות בקרב העובדים- דבר שירענן את פני העסק ויגרור תחושה כללית חיובית יותר.
מתן תגמול לעובדים יתמרץ אותם וירתום אותם לשפר ביצועיהם, דבר שיגרום לשיפור איכות העסק והשירות.
בניית מודל תגמול לעובדים המקשר בין הכנסות ורווחיות העסק לשכר העובדים, מקטינה את הסיכון בעסק, משפרת את היחס בין ההוצאות המשתנות לקבועות ומשפרת את תזרים המזומנים.
